Usul atau proposal adalah suatu saran atau permintaan kepada
seseorang atau suatu badan untuk mengerjakan atau melakukan suatu
pekerjaan. Dapat pula terjadi bahwa usul atau proposal tersebut
dimaksudkan untuk dikerjakan oleh orang atau badan yang mengajukan usul
tersebut, tetapi dengan maksud agar orang atau badan yang menerima usul
itu dapat melakukan apa yang diharapkan dalam proposal tersebut.
Sifat dan jenis usul
Bila semua tulisan dibuat berdasarkan bahan-bahan yang sudah tersedia
atau sesuatu yang sudah terjadi, sebaliknya usul dibuat berdasarkan
sesuatu yang belum ada.
Macam-macam bidang yang dewasa ini bisa dijadikan sasaran usul yang
bersifat bisnis adalah: penelitian, pengembangan, perencanaan dan
pemasaran. Seperti halnya laporan usul masih dapat dibedakan lagi
berdasarkan bentuknya. Usul formal adalah usul yang memenuhi persyaratan
bentuk tertentu. Bentuk usul semi-formal dan non-formal merupakan
variasi dalam bentuk formal, karena tidak memenuhi syarat-syarat
tertentu
Usul Non-Formal
Usul non-formal harus mengandung hal-hal berikut:
- Masalah
Penulis harus melakukan identifikasi masalah yang dihadapi dengan
cermat, menggambarkan latar belakang atau sejarah persoalan yang
dihadapi, serta menunjukan betapa pentingnya masalah itu dilaksanakan
atau diselesaikan sekarang juga
- Saran Pemecahan
Saran-saran yang disampaikan untuk memecahakan masalah yang dihadapi,
merupakan inti dari sasaran utama dari setiap usul. Penulis berusaha
menampilkan jalan keluar yang dianggapnya paling baik untuk mengatasi
masalah yang dihadapi.
- Permohonan
Untuk menutup usulnya, penulis menyampaikan permohonan untuk
melaksanakan pekerjaan yang khusus tersebut atau bersedia menyampaikan
informasi yang diperlukan untuk keluar dari masalah yang dihadapi itu.
Karena membuat usul formal sering memerlukan biaya yang tidak
sedikit, maka sering pula disampaikan terlebih dahulu sebuah usul
non-formal. Bila usul non-formal sudah diterima dan menarik perhatian
penerima usul, baru dirundingkan untuk menyampaikan lagi suatu usul
formal.
Usul Formal
- Bagian Pelengkap Pendahuluan
- Surat Pengantar dan Memorandum Pengantar
Suarat pengantar usul berisi antara lain: alasan-alasan mengapa
penulis menyampaikan usul itu dengan mengacu kepada surat, pertemuan,
atau iklan, yang menawarkan kepada umum untuk melaksanakan suatu
pekerjaan tertentu. Dalam surat pengantar ini ditegaskan juga keinginan
penulis untuk melaksanakan pekerjaan itu atau bersedia menyampaikan
pemikiran dan saran untuk mencari jalan keluar bagi masalah yang
dihadapi itu.
- Sampul dan Halaman Judul
Pada sampul atau halaman judul dicantumkan identifikasi jenis tulisan
yaitu, usul, judul usul, nomor pengenal kalau ada yang biasanya
dihubungkan dengan nomor penawaran. Dibawahnya lagi dicantumkan tanggal
penyerahan dan tanggal akhir penyelesaian tugas yang akan dikerjakan.
Unsur terakhir ini biasanya dimasukan dalam surat pengantar. Akhirnya
dimasukan nama, gelar, alamat orang atau organisasi yang menyampaikan
usul tersebut.
- Ikhtisar atau Abstrak
Menyampaikan intisari dari masalah dan cara pemecahan yang
disampaikan dalam usul tersebut. Isinya tidak terlalu panjang antara
satu atau tiga halaman, sebanding dengan besarnya usul tersebut.
- Daftar Isi
Memuat rekapitulasi dari semua judul utama dan judul bawahan yang terdapat dalam seluruh usul teesebut.
- Penegasan Permohonan
Penegasan mengenai permintaan dapat dimasukan dalam ikhtisar. Bila
dijadikan bagian terpisah, maka bagian ini akan berisi: siapa yang akan
melaksanakan pekerjaan itu, jenis pekerjaan apa saja yang ingin
dilakukan, besarnya biaya yang diperlukan, kapan mulai dipekerjakan,
berapa lama jangka waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan
itu.
- Isi Usul
- Pembatasan Masalah
penulis usul harus tetap memberi batasan pengertian dengan tujuan
memperlihatkan kepada penerima usul bahwa ia mengetahui dengan tepat
masalah itu dan menjadi pertanda bagi si penerima usul bahwa penulis
mengerti dan menguasai persoalan tersebut.
- Latar Belakang
Sejarah atau latar belakang mnasalah harus dikemukakan, apa yang terjadi sekarang tidak terlepas dari masa lampau.
- Luas-Lingkup
Para penulis dapat melihat persoalan dengan jelas sehingga dapat menyampaikan deskripsi secara konkrit dan jelas.
- Metodologi
Kerangka teori yang dipergunakanoleh penulis untuk menganalisa, mengerjakan atau mengatasi masalah yang dihadapi.
- Fasilitas
Penulis usul perlu menggambarkan bermacam-macam fasilitas yang dimilikinya untuk lebih meyakinkan penerima usul.
- Personalia
Penulis usul harus menyertakan pula daftar susunan personalaia, baik
ytang bekerja maupun tidak dengan gelar dan keahlian serta pengalamannya
masing-masing.
- Keuntungan dan Kerugian
Keuntungnan yang diperoleh dapat bersifat keuntungan yang memang
langsunng diharapkan, keuntungan sampingan, keuntungan immaterial berupa
perbaikan metode, penghematan dan sebagainya. Akan lebih simpatik lagi
bila penulis usul menyampaikan juga kerugian atau hambatan yang akan
dihadapi kelak.
- Lama Waktu
Lama waktu pekerjaan tersebut yang diselesaikan. Bila pekerjaan
terdiri dari beberapa tahap maka tahap-tahap tersebut diberikan dengan
perincian waktu masing-masing.
- Biaya
Perincian biaya harus benar-benar digarap dalam usul ini sehgingga
dapat meyakinkan penerima usul. Perincian tersebut dibagi untuk: upah,
alat perlengkapan, belanja barang, rupa-rupa, biaya umum.
- Laporan
Penulis usul memperkirakan tahap-tahap pelaporan kemajuan pekerjaan yang akan dikerjakannya.
- Bagian Pelengkap Penutup
Bagian ini sam adengan laporan dan tulisan formal yang berisi: bahan kepustakaan, lampiran-lampiran gambar, tabel dan sebagainya
Sumber : Gorys Keraf. 1994. Komposisi. NTT: penerbit Nusa Indah
Tidak ada komentar:
Posting Komentar